Nouvelle structure, nouvelles responsabilités :

La création d’une entreprise entraine des droits et obligations à ne pas négliger, non seulement pour respecter le cadre légal de l’entreprise, mais aussi en garantir la bonne gestion :

• Documenter toutes les décisions par écrit (on parle de procès-verbaux ou PV d’AG ou de CA) ;

• Tenir une comptabilité selon le régime applicable et déposer ses comptes, une fois par an, à la Banque Nationale de Belgique ;

• Respecter les règles sectorielles, telles que l’AFSCA dans le secteur alimentaire ;

• Respecter diverses échéances : encoder et payer la TVA selon le régime applicable, payer l’ONSS, déclarer et payer l’impôt…

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La responsabilité légale des administrateurs·trices

#1 : Respecter le prescrit de la loi

Le Code des Société et des Associations (CSA) est LA référence en droit belge pour les sociétés, associations et fondations. En 2019, une réforme majeure du Code des Société est entrée en vigueur, dans une volonté de simplifier considérablement la législation

#2 : Agir avec prudence et diligence pour le bien de l’entreprise

Chaque administrateur ou délégué à la gestion journalière est tenu à l’égard de la société (entreprise) de la bonne exécution de la mission qui lui a été confiée (art. 2 :51 CSA). Leur responsabilité civile peut donc être engagée pour des fautes commises dans l’accomplissement de leur mission, lorsque celles-ci résultent d’actions excédant manifestement le comportement d’administrateurs normalement prudents et diligents. (Vincke JP, 2021. L’administrateur de SRL : Questions – Réponses. Anthemis, 2e édition)

Assurances

L’assurance responsabilité civile (RC) pour se prémunir des fautes qui peuvent intervenir durant la durée de vie de l’entreprise. Elle est obligatoire (…) et dépend des activités de l’entreprise.

Il est conseillé également de prendre une assurance administrateurs pour protéger les administrateurs de l’entreprise, qui peuvent être tenus responsables de fautes commises dans le cadre de la gestion de l’entreprise.

La responsabilité légale des fondateurs·trices

#1 : Prévoir de manière responsable, prudente et raisonnable les modalités financières de l’entreprise

#2 : Mettre à disposition de l’entreprise les fonds propres nécessaires

#3 : Traduire vos ambitions chiffrées dans un plan financier précis et prudent

En tant que fondateurs, vous pourriez être tenus pour responsables en cas de faillite de l’entreprise dans les 3 ans qui suivent la constitution, si on constate qu’il n’y avait pas assez de fonds à la création pour assurer la viabilité de l’entreprise sur les trois premières années. Le cas échéant, le comblement de passif peut vous être réclamé et permet aux créanciers de l’entreprise d’être remboursés via votre patrimoine privé.

Obligations légales de l’entreprise : de quoi parle-t-on ?

#1 : Documenter toutes ses décisions par écrit

Les procès-verbaux (PV) des réunions de l’Assemblée Générale et du Conseil d’Administration, doivent vous permettre de (1) exprimer les décisions prises, (2) structurer l’organisation et (3) apporter de la transparence.

#2 : Tenir une comptabilité et déposer ses comptes

C’est essentiel de toujours suivre sa compta de très près, en interne (quitte à ce que ce soit via le comptable, mais avec un suivi proche) : ce qu’il faut éviter absolument, c’est de donner les infos au comptable pour qu’il encode, sans aucun suivi… Essayez de demander des clôtures comptables trimestrielles (au minimum !) avec accès au logiciel comptable dans son intégralité. Maxime Deuse, co-fondateur de Deuse SRL et alumni du VentureLab

#3 : Respecter les échéances

Différentes échéances doivent être respectées, sous peine de générer une amende. Voici une checklist des obligations administratives à l’intention du dirigeant d'entreprise :

• ‍Tous les mois : versements anticipés d’impôt‍
• Tous les mois, dès lors que vous engagez du personnel : versement des cotisations sociales selon le régime applicable, ainsi que du précompte professionnel‍
• Tous les trimestres / selon le régime applicable : encodage et paiement de la TVA ‍
• A échéances régulières, selon la forme de l’entreprise et vos statuts : réunir le CA (au minimum 4x/an) et l’AG (au minimum 1x/an)

#4 : Respecter les règles sectorielles

Nos conseils pour un suivi irréprochable ‍

• S’entourer d’un bon comptable
• Encoder toutes vos échéances dans votre calendrier
• Prendre le temps… pour en gagner !
• Consulter des professionnels
• Bien s’entourer
• Se former
• Consacrer du temps à la gestion de l'entreprise
• Questionner pour comprendre !

Le mot d’ordre pour une bonne gestion et un suivi administratif irréprochable, c’est donc avant tout de bien s’organiser et bien s’entourer.

Soyez hyper carrés, pour ne pas vous mettre dans des situations stressantes et éviter toute pression supplémentaire inutile ! Je vous conseille d’inscrire toutes les échéances et obligations sur 3-5 ans à l’avance dans l’agenda perso, avec des rappels : TVA, paiement des versements anticipés, bilan, convocation de l’AG, rédaction du rapport de gestion… ce sont des échéances récurrentes et c’est tout simple à suivre, mais personne ne vous le rappellera et les amendes en cas de mauvais suivi peuvent être salées ! Fabienne Bister, Coach-Entrepreneure au VentureLab

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N’hésitez pas à miser sur la force du réseau : un bon comptable, un bon secrétariat social, un avocat réactif, un bon courtier d’assurance…

Pour la gouvernance d’une ASBL par exemple, ça ne va pas de soi ! Il y a beaucoup de règles et c’est compliqué… Mon conseil, c’est de : (1) Bien comprendre les différents organes de l’entreprise ; (2) Rédiger les statuts avec soin ; (3) Bien s’entourer (notamment pour la rédaction des statuts), ne pas hésiter à poser des questions… C’est important notamment d’avoir un bon comptable, quelqu’un qui s’y connait en ASBL car les enjeux sont différents. C’est valable pour toutes les entreprises, mais il y a beaucoup de règles spécifiques aux ASBL ! Elisa Leonard, co-fondatrice de l’ASBL Interra et alumni du VentureLab

Un réflexe à avoir absolument : faire appel à un expert dès que vous rencontrez un gros problème, que vous êtes ou sentez que vous allez être en difficultés. Mieux vaut toujours se faire conseiller par des spécialistes. Dépenser un peu d’argent pour un bon conseil en vaut parfois vraiment la peine et en la matière, mieux vaut deux fois de trop qu’une fois trop peu !

C’est le cas notamment pour les aspects juridiques : n’hésitez pas à faire appel à un avocat pour toute situation délicate – idéalement, avant que les problème ne se présentent, de manière à les anticiper et les éviter !

Par exemple, saviez-vous que vos conditions générales de ventes doivent figurer dès l’envoi de votre devis, et non au dos de la première facture ? Que doivent-elles contenir exactement ? Comment les formuler de façon à vous prémunir de tout risque que votre responsabilité soit engagée ?

Ce qu'il faut retenir en 3 points clés

1. La création d’une entreprise entraine une série de responsabilités et d’obligations : loin d’être au cœur du projet et de sa réussite, il est par contre essentiel que toutes ces formalités soient en ordre !
2. Le meilleur conseil, c’est de bien s’entourer et ne jamais hésiter à consulter des professionnels. Entretenir une bonne relation avec votre comptable notamment, peut être un véritable atout pour la bonne gestion de l’entreprise ! Veillez aussi à vous former, osez questionner pour comprendre… Vous ne devez pas être experts en tout, mais il est nécessaire de comprendre les informations communiquées par exemple par votre comptable, sans en faire une « boite noire » dont vous ignorez totalement le contenu !
3. Enfin et aussi simple que ça puisse paraitre, consacrer du temps à la gestion de l’entreprise est nécessaire pour s’assurer de garder le cap, respecter le prescrit de la loi, éviter de payer des amendes et donc finalement… gagner du temps ! Gardez en tête qu’en tant qu’entrepreneur gestionnaire de l’entreprise, c’est vous qui endossez la responsabilité juridique et administrative !

Pour aller plus loin…

• Se faire accompagner par des « pros »

=> Le réseau d’experts du VentureLab

=> Le pôle « food » de l’UCM accompagne les entreprises pour la mise en place du volet juridique et administratif (dépense éligible dans le cadre des chèques entreprises de la Région Wallonne)

• Bibliothèque du VentureLab (disponible dans nos bureaux):

=> Vincke JP, 2021. L’administrateur de SRL : Questions – Réponses. Anthemis, 2e édition

=> Vincke JP, 2021. L’administrateur d’ASBL : Questions – Réponses. Anthemis, 2e édition

Au tout début, il ne faut pas trop se poser de questions : la première chose à faire, c’est VENDRE et s’assurer de pouvoir produire. La structure de l’entreprise, la finalisation des contrats et des conditions générales de ventes… Ca semble être important et ça l’est évidemment à un moment donné, mais n’oubliez pas que dans un premier temps, ce sont les clients qui donnent de la valeur à l’entreprise. Pour autant que la nature du projet le permette, n’hésitez pas à vous lancer : en personne physique dans un premier temps, ou en testant l’activité en couveuse… Et puis une fois qu’on a les premiers clients et suffisamment tôt, c’est clé de STRUCTURER : mettre en place des process, organiser la gestion et le pilotage… Maxime Deuse, co-fondateur de Deuse SRL et alumni du VentureLab

Personne de contact :

Frédéric Malice, responsable du quartier juridique et financier du VentureLab

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